Da der virtuelle Austausch weiterhin die meisten unserer sozialen Interaktionen dominiert, sind viele Mitarbeiter isoliert und überfüllt mit Arbeit. Während die meisten Unternehmen nicht viel Einfluss auf eine globale Pandemie haben können, können Unternehmen Teams zusammenbringen, um in einem digitalen Workshop kreativ zusammenzuarbeiten.
Wenn Ihr Unternehmen gerade dabei ist, von einer Facette des persönlichen Lernens und Trainings zu digital zu wechseln, ist dieser Blog-Beitrag genau das Richtige für Sie.
Was ist ein digitaler Workshop?
Ein digitaler Workshop ist eine Veranstaltung, die virtuell veranstaltet wird und bei der sich Gruppen von Teilnehmern zusammenschließen, bestimmte Themen diskutieren und mit dem Sprecher und dem Inhalt interagieren – unabhängig davon, ob es sich bei dem Inhalt um Video, Text oder Bilder handelt.
Online-Workshops befassen sich in der Regel eingehender mit Themen als persönliche Konferenzen oder Schulungen. Sie bieten Raum für eine objektivere Betrachtung der Themen und ermöglichen eine stärkere Interaktion zwischen den Teilnehmern, den Hosts und dem Inhalt.
Ein offensichtlicher Vorteil eines digitalen Workshops besteht darin, dass jedes Mitglied Ihres Teams während der Veranstaltung aktiv teilnehmen und Ideen entwickeln kann, unabhängig davon, wo es sich geografisch befindet. Dies bedeutet auch, dass sich der Host nicht um den Stress beim Einrichten einer Präsentation kümmern muss oder dass jeder Teilnehmer die gleiche Fähigkeit hat, das Material zu sehen oder darauf zuzugreifen. Kurz gesagt, die räumlichen und zeitlichen Einschränkungen eines persönlichen Ereignisses werden aufgehoben.
Dies bedeutet natürlich auch, dass Transport, Logistik und andere Vorbereitungsarbeiten für Veranstaltungen erheblich weniger Kosten verursachen, was die meisten Gastgeber am meisten fürchten!
Ein digitaler Workshop ist auch eine großartige Möglichkeit für die Teilnehmer, mehr praktische Fähigkeiten zu erlernen, da sie neue Methoden ausprobieren und Fragen in einem ausfallsicheren Raum stellen können. Auf diese Weise können sie ihre Erkenntnisse fast sofort auf ihre tägliche Arbeit übertragen.
Die Menge des benötigten Inhalts hängt normalerweise von der Dauer des Workshops selbst ab. Wenn es länger als ein paar Tage dauert, müssen Sie möglicherweise die Menge an Material, die Sie haben, überdenken. Ein Workshop sollte ein neues Konzept einführen und Neugier und Interesse wecken, um die Teilnehmer zu ermutigen, es selbst weiter zu untersuchen oder die Praxis der neuen Methoden zu demonstrieren. Daher ist es sinnvoller, die Teilnehmer so schnell wie möglich zur Teilnahme zu bewegen.
Workshop vs. Hackathon?
Workshops (virtuell oder live) sind den meisten Unternehmen bekannt, aber ein weiterer beliebter Begriff, den wir häufig hören, wenn es um spannende Veranstaltungen geht, ist der Begriff „Hackathon“.
Wann sollten Sie einen Workshop abhalten und wann ist ein Hackathon geplant?
Im Allgemeinen ist ein Hackathon eine Art Veranstaltung zum Wissensaustausch, bei der neue Ideen erarbeitet werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Menschen geben ihre täglichen Aufgaben häufig für die Dauer des Hackathons auf, um neue Ideen zu entwickeln und Prototypen dieser neuen Ideen zu erstellen und zu präsentieren. Bei einigen Hackathons wäre das Ziel, tatsächlich ein End-to-End-Produkt zu entwickeln. Viele bekannte Produkte, wie der Facebook Like-Button, wurden in Hackathons erstellt (und Mark Zuckerberg war sicherlich ein früher Anwender und Organisator von Hackathons).
Wenn sich ein Hackathon auf ein bestimmtes Problem konzentriert, sollte der Prototyp oder das Endprodukt eine Lösung für dieses Problem bieten. In der Regel können die Teilnehmer bei einem Hackathon auswählen, woran sie arbeiten und was sie entwickeln möchten. Am Ende des Hackathons kann eine Jury die beste Lösung auswählen. Normalerweise dauern Hackathons zwischen einem Tag und einer Woche.
Insgesamt ist ein Hackathon eine Veranstaltung, bei der Menschen zusammenkommen, um Probleme kreativ zu lösen. Ein digitaler Workshop ist der allgemeinere Begriff, mit dem Sie Ihr Unternehmen zusammenbringen, um gemeinsam zu lernen und Probleme zu lösen. Lesen Sie also weiter, um herauszufinden, wie Sie den besten virtuellen Workshop für Ihre Anforderungen erstellen können
Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie Ihren digitalen Workshop durchführen
Es gibt einige Dinge, die Sie immer beachten sollten, bevor Sie einen Workshop vollständig online durchführen. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um diese Fragen zu überprüfen, bevor Sie beginnen:
Fragen Sie sich, bevor Sie beginnen: Möchten Sie Informationen präsentieren und austauschen, oder möchten Sie die Organisation bei der Erreichung eines Ziels voranbringen? Wenn es das letztere ist, möchten Sie sich auf Workshops konzentrieren. Mit dieser Antwort können Sie Präsentationsvorlagen vorbereiten und Hosts einladen.
Wie viele Personen werden teilnehmen? Funktioniert der Workshop-Inhalt am besten, wenn er in kleine bis mittlere Gruppen oder als eine größere Gruppe aufgeteilt wird? Berücksichtigen Sie den unterschiedlichen Hintergrund und die unterschiedlichen Ebenen der Teilnehmer sowie die unterschiedlichen Herausforderungen, denen sie ausgesetzt sind.
Wer sollte den Workshop moderieren? Erwägen Sie, zwei Moderatoren zu haben, wenn Sie Remote-Workshops durchführen. Auf diese Weise kann einer die Führung bei den Diskussionen übernehmen und der andere die administrative Seite des Workshops verwalten und organisieren, insbesondere wenn es sich um eine mehrtägige Veranstaltung handelt. Für Moderatoren möchten Sie Fachexperten suchen, die Erfahrung auf ihrem Gebiet haben.
Welche Aktivitäten und Themen müssen behandelt werden und welche müssen gemeinsam durchgeführt werden? Denken Sie daran, dass dies eine einzigartige Zeit ist, in der Sie die Zeit und Aufmerksamkeit vieler verschiedener Personen aus verschiedenen Abteilungen gleichzeitig haben. Es ist also ein gutes Zeichen für alle, wenn die Workshop-Inhalte so gut wie möglich vorbereitet und präsentiert werden. Um die Zeit zu maximieren, die Sie alle zusammen haben, überlegen Sie, welche Aktivitäten in der Gruppe durchgeführt werden müssen und was im Voraus oder nach dem Workshop durchgeführt werden kann.
Frau, die eine digitale Veranstaltung veranstaltet
Best Practices für die Durchführung eines virtuellen Workshops
Speexx besteht aus verschiedenen internationalen Teams, die in ständigem Kontakt miteinander stehen. Verständlicherweise sind wir keine Unbekannten darin, remote zu arbeiten. Für uns war es ganz natürlich, unseren jährlichen internen Workshop digital abzuhalten. Dies ist jedoch möglicherweise nicht bei jedem Unternehmen der Fall.
Sobald Sie das Ziel festgelegt haben, das Sie mit Ihrem Workshop erreichen möchten, und die oben genannten Fragen beantwortet haben, können Sie einen digitalen Workshop für Ihr Unternehmen einrichten. Hier sind einige unserer Tipps für die Durchführung eines erfolgreichen Workshops, basierend auf unseren eigenen Erfahrungen.
Wählen Sie die richtige Technologie, die bereits etabliert ist, andernfalls testen, testen, testen. Informieren und schulen Sie Ihre Hosts, bevor Sie ein neues Videokommunikationstool implementieren, damit sie wissen, wie sie damit arbeiten sollen. Haben Sie auch dann einen Notfallplan, damit Sie wissen, was bei einem größeren Ausfall zu tun ist – ähnlich wie es viele Schüler kürzlich am ersten Schultag mit Zoom erlebt haben . Beachten Sie: Jedes System hat seine Vor- und Nachteile in Bezug auf Kosten, Speicherplatz, Breakout-Sitzungen usw. TIPP: Wenn Sie #Teams verwenden, können die Besprechungsräume nach Beendigung der Sitzung als Chatrooms für die Workshop-Gruppe fungieren Sehr einfach zu verfolgen und das Thema auch Wochen nach der Veranstaltung weiter voranzutreiben.
Wenn Sie sich auf mehrere Workshops vorbereiten: Die Gastgeber sollten ihre „Präsentation“ auf 15 Minuten beschränken und strukturieren, um so viel Interaktion wie möglich zu fördern. Der Host sollte das vorliegende Problem vorstellen und eine Grundlage für die Sitzung schaffen. Eine interaktive Sitzung fördert eine offenere Diskussion in der Gruppe und ermöglicht tiefere Erkenntnisse und zukünftige Aktionspunkte.
Aus Gründen der Konsistenz sollten Sie eine Foliendeckvorlage für Ihre Präsentatoren erstellen. Für Workshop-PowerPoint-Vorlagen: Erstellen Sie Vorlagen, bei denen die erste Folie ein Regelsatz ist, damit Hosts ihren Job als Moderator nicht vergessen.
Erstellen Sie für die Verwaltung eine Zeitplandatei, die als Übersicht, Zeitplan, Aufzeichnungslinks, Präsentationslinks fungiert, und geben Sie diese Datei in Ihren E-Mail-Einladungen und an allen anderen Stellen in Ihrem Unternehmen frei. TIPP: Stellen Sie sicher, dass alle dies mit einem Lesezeichen versehen!
Trainieren Sie die Hosts für virtuelle Sitzungen. Beachten Sie die logistischen Aspekte – Verwenden sie einen oder mehrere Bildschirme? Können sie das Publikum und den Inhalt sehen, den sie präsentieren, wenn sie ihren Bildschirm teilen?
Lassen Sie die Referenten den Teilnehmern direkt Fragen stellen, um die Ausbreitung des Verantwortungsphänomens zu vermeiden, wenn Sie fragen: „Wer möchte einige Gedanken dazu teilen?“ wird mit Cricket-Sounds getroffen.
Beschränken Sie die Sitzungen auf maximal eine Stunde. Beachten Sie, dass interaktive Workshops, die online durchgeführt werden, sehr anstrengend sind. Zoom-Müdigkeit ist eine echte Sache!
Da Breakout-Sitzungen in der Regel begrenzt sind, empfehlen wir, Ihr Team nur dann zum Beitritt aufzufordern, wenn dies speziell für seine Rolle gilt. Auf diese Weise holen sie das Beste aus ihrer Erfahrung im Workshop heraus und ihre Beiträge verbessern auch die Erfahrung für andere. Die Gastgeber sollten als Experten fungieren, die Fragen stellen, die gemeinsam als Gruppe diskutiert werden.
Fragen und Antworten: Stellen Sie sicher, dass die Hosts Fragen für die Teilnehmer vorbereitet haben und mindestens 1-2 eindeutige umsetzbare Elemente identifizieren können (verwenden Sie die SMART-Regelmethode, um die Aktionspunkte festzulegen).
Zeichnen Sie alle Sitzungen auf und fügen Sie Links zur Zeitplanübersicht hinzu (siehe Punkt 4).
Wir empfehlen, den Workshop auf zwei Sitzungen pro Tag mit dazwischen liegenden Pausen zu beschränken. Wie bereits erwähnt, können diese Online-Veranstaltungen anstrengend sein. Sie müssen auch berücksichtigen, dass Ihre Kollegen ihre eigenen Aufgaben außerhalb des Workshops zu erledigen haben. Daher ist es am besten, sie nicht zu überfordern und sie vollständig von ihren täglichen Verpflichtungen zu entfernen.
Beginnen und beenden Sie den Tag mit einer 15-minütigen Vorschau- / Wiederholungssitzung mit allen Teilnehmern (wenn mehrere Sitzungen gleichzeitig ausgeführt werden), um den Tag gemeinsam zu beginnen und zu beenden.
Erstellen Sie einen festen Zeitplan und senden Sie alle Einladungen mindestens eine volle Woche im Voraus. Die Frist sollte für Ihre Gastgeber zwei Wochen betragen, damit sie Zeit haben, sich vorzubereiten.
Wenden Sie sich eine Woche vor der Veranstaltung an Ihre Gastgeber, um sicherzustellen, dass Sie auf den Inhalt und den Präsentationsstil abgestimmt sind. Außerdem können Sie alle Fragen in letzter Minute beantworten.
Kündigen Sie die Neuigkeiten über den digitalen Workshop in den entsprechenden Kommunikationskanälen für öffentliche Unternehmen an, um die Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung zu lenken und sie für alle im Blick zu behalten. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, ihre Erfahrungen im Kanal und ihre Erfolgsgeschichten nach dem Live-Event zu teilen. Dies ist auch eine großartige Gelegenheit, um das Employer Branding aufzubauen .
Vergessen Sie nicht, dass dieser Workshop zwar stark auf die Arbeit ausgerichtet ist, Sie aber am Ende immer noch lustige Sitzungen haben können, z. B. eine Preisverleihung oder eine virtuelle Happy Hour, um Ihre globalen Teams in einer ungezwungeneren Umgebung zu verbinden.
Und schließlich sollten Sie am Ende eine Umfrage an alle Teilnehmer senden, um wertvolles Feedback zu erhalten, das Sie für Ihren nächsten virtuellen Workshop anwenden können.
Lehren aus der Durchführung eines virtuellen Workshops
Das Ausführen von Workshops, an denen jeder uneingeschränkt teilnehmen kann, ist heute eine unerreichte Fähigkeit. Für Speexx war unsere größte Lektion, dass die Online-Verlagerung unseres jährlichen Workshops uns nur gezeigt hat, wie wichtig es ist, unsere Teams zu verbinden, egal wo auf der Welt sie sich befinden.
Angesichts der Tatsache, dass immer mehr Unternehmen flexible Arbeitsoptionen anbieten, gibt es keinen triftigen Grund mehr, warum L & D-Teams nicht in der Lage sind, einen digitalen Workshop oder eine Veranstaltung durchzuführen.
Die Organisation von Workshops vor COVID-19 bestand aus einer Menge logischer Arbeit, und die vollständige Online-Teilnahme an Workshops ist nicht allzu unterschiedlich. Unabhängig von Ihrer bisherigen Erfahrung in der Veranstaltungsplanung können Sie Ihre Teams durch Online-Veranstaltungen wie digitale Workshops weiterhin zusammenhalten.
